百易E时代文档外发管理系统

产品特点

  • (1) 多及审批机制

    • 管理员首先设置审批策略,可增加多及审批工作流。

    • 每级可以设置单人审批,也可以设置多人审批。

    • 设置多级审批后,必须全部审批通过后,文档方可解密、共享、外发。

  • (2) 文档白名单外发

    • 通过白名单外发出去的文件即为明文,系统提供灵活的外发机制。

  • (3) 双纬度权限认证

    • 系统提供用户纬度和计算机纬度的双纬度权限认证功能,用户自主设置。

    • 用户权限认证:当某个文档外发时,必须输入用户口令方可打开文档。

    • 计算机权限认证:当某个文档外发时,必须在绑定的计算机上方能打开。

  • (4) 文档定密系统

    • 新定密:用户上传涉密文档至系统时,需要申请定密,通过审批后,系统自动为其添加密级标志。

    • 变更密级:当某个文档密级发生变化时,需要申请变更密级,通过审批后,文档即可变更为新的密级。

    • 解密:当某个文档不再属于涉密文档时,需要解密。先发送解密申请,待通过审批后,该文档密级更新为非密。

    • 解除标志:对于已解密的文档,需要申请解除密级标志,通过审批后,文档才能取消密级标志。否则,密级标志强制存在于文档中,不可更改、删除。

  • (5) 文档的外发及审批

  • (6) 权限角色管理

    • 系统管理员负责系统维护,安全管理员负责安全配置,安全审计员负责对系统管理员和安全管理员的管理行为进行审计。三员独立、相互制约、共同管理。

    • 部门角色管理机制:部门领导负责管理部门内的成员、策略、审批、统计和日志。部门安全管理员协助部门领导进行成员管理和策略设置。部门审批员协助部门领导审批文档。

  • (7) 用户安全机制

    • 用户注册审批机制:肌肤用户注册之后,必须经过管理员审批才可使用。

    • 用户密码策略:可设置不同密级的用户密码长度、复杂度和更换周期等。

    • 自动锁定机制:可设置允许用户输入错误密码的次数和自动解锁时间等。

    • 用户-机器绑定机制:管理员可以设置用户和某一台或多台机器进行绑定。

    • 系统三员机器绑定与唯一性:系统三员可以交叉设置机器绑定等。

  • (8) 支持多种文件类型

    • 支持多种办公文档,如:文本文档、MS Word、MS Excel、MS PowerPoint、MS Visio、PDF 文档等。

    • 支持图片类文档,如:JPG、BMP、GIF、CRD、PNG 等。

    • 支持专业设计类文档,如:AutoCAD 等。

  • (9) 限制文档阅读次数/期限/使用机器

    • 限制文档阅读次数,从阅读次数上控制外发文档的生命周期。

    • 限制文档阅读期限,从时间上控制外发文档的生命周期。

    • 文档绑定机器,只能在制定的机器上查阅。

    • 文档失效后自动销毁:文档阅读超过指定的次数、期限后,将自动销毁。

  • (10) 文档自动加水印保护

    • 系统自动为外发文档添加水印,有效保护企业版权,提升企业品质。

  • (11) 详细的日志系统

    • 完整性:系统完整地记录了用户和管理员的操作行为。

    • 可追溯性:系统对用户和管理员的所有行为可追溯和审计。

  • (12) 统计信息

    • 系统提供了全面而又分类清晰的统计信息。统计信息按照密级、个人、部门或企业分类。

    • 对所有用户的个人文档、外发文档等分别进行了统计。

    • 对各个密级、各个单位的文件情况列表显示,使得个人有台账、部门有台账、企业有台账。